A necessidade de ampliar o acesso ao acervo histórico e garantir a preservação da memória mineira em formato digital fez com que o Arquivo Público Mineiro (APM), instituição da Secretaria de Estado de Cultura e Turismo de Minas Gerais (Secult-MG) , implementasse um novo sistema de pesquisa que possibilita a usuários e pesquisadores um acesso mais ágil e eficiente aos documentos históricos e administrativos do estado de mais de 300 anos. 

Trata-se do AtoM (Access to Memory), um software livre de gerenciamento e acesso a informações arquivísticas que tem sido utilizado por diversas instituições, incluindo agora o Arquivo Público Mineiro. O sistema, que pode ser acessado por meio do link  www.arquivopublico.mg.gov.br/atom , é projetado para facilitar a descrição, organização e recuperação de documentos e acervos arquivísticos, promovendo a transparência e o acesso à informação. 

A utilização do AtoM pelo APM foi anunciada durante o 4º Fórum Estadual de Gestão de Documentos, realizado pelo Governo de Minas no fim de outubro, e representa uma importante iniciativa para a gestão de acervos, promovendo o acesso à memória e à história de Minas Gerais de forma mais eficiente e acessível. Com 125.955 descrições arquivísticas cadastradas e 96 fundos e coleções, públicos e privados, catalogados, o software permite a catalogação detalhada dos acervos, com a inclusão de informações como datas, tipos de documentos e descrições, o que facilita a busca por temas específicos.

“O AtoM, sob certo aspecto, é uma revolução na forma como os usuários poderão acessar as informações sobre o acervo do APM. As ideias de implantação são discutidas desde 2018 e foram dois anos muito intensos de trabalho de toda a equipe para conseguirmos colocar a plataforma no ar. Agora, todo cidadão pode consultar as descrições dos mais de 90 fundos e coleções em um só lugar e a um clique de distância”, ressalta o coordenador de Arquivos Permanentes do Arquivo Público Mineiro, Ygor Souza.

Preservação 

O AtoM também contribui para a preservação da memória institucional e cultural, permitindo que a sociedade tenha acesso a informações relevantes sobre a história do estado. A utilização dessa ferramenta reflete um compromisso com a modernização dos serviços públicos e com a democratização do acesso à informação, possibilitando que cidadãos, estudantes e pesquisadores explorem e aproveitem os riquíssimos acervos disponíveis no Arquivo Público Mineiro.

A novidade foi celebrada por usuários e pesquisadores. “Além de representar uma economia para a instituição, por não ser necessário arcar com os pagamentos pelo uso de um software proprietário, o Arquivo Público Mineiro aperfeiçoa suas estratégias de difusão e nos mostra que sua equipe tem trabalhado muito para customizar o AtoM para a necessidades do APM”, afirma a professora do curso de Arquivologia da Universidade Federal de Minas Gerais, Ivana Parrela.

O AtoM é uma ferramenta essencial para a preservação e acessibilidade do acervo do Arquivo Público Mineiro. Desde sua fundação em 1895, em Ouro Preto, o APM tem acumulado uma vasta documentação que remonta ao início do século XVIII, abrangendo períodos cruciais da história de Minas Gerais e do Brasil, incluindo o colonial, imperial e parte do republicano.

Para a mestranda em Ciência da Informação na UFMG, Juana Cardoso, “o processo de pesquisa no acervo da instituição se tornou extremamente intuitivo com o AtoM e permite a localização de resultados com muito mais eficiência, dando confiança também ao pesquisador de que os dados pesquisados serão de fato recuperados pela plataforma, oferecendo uma ampla gama de documentações com assuntos correlatos”.